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1. Generalidades

El presente documento establece las Políticas de Tratamiento de Datos Personales con fundamento en lo dispuesto en la Constitución Política de Colombia, la Ley 1581 de 2012 y las normas concordantes, atendiendo al deber de asegurar el derecho que tienen las personas a conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan obtenido sobre ellas en archivos y bancos de datos, en VersionPro, adoptamos la siguiente política de Privacidad y Tratamiento de Datos Personales.

2. Definiciones

Para efectos de esta política y en correspondencia con lo establecido en el artículo 3° de la Ley 1581 de 2012 y demás normas se entiende por:

Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales.
Aviso de privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por el responsable, dirigida al Titular para el Tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de Tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del tratamiento que se pretende dar a los datos personales.
Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de tratamiento.
Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
Dato público: Es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.
Datos sensibles: Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual, y los datos biométricos.
Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento.
Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos.
Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento.
Transferencia: La transferencia de datos tiene lugar cuando el Responsable y/o Encargado del Tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es Responsable del Tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.
Transmisión: Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un Tratamiento por el Encargado por cuenta del Responsable.
Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

3. Principios

En el Tratamiento de datos personales Versión Pro respetará los principios establecidos en la normatividad aplicable:

Principio de legalidad en materia de Tratamiento de datos: El Tratamiento de datos personales es una actividad reglada que debe sujetarse a lo establecido en la normatividad vigente.
Principio de finalidad: El Tratamiento debe obedecer a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y la Ley, la cual debe ser informada al Titular.
Principio de libertad: El Tratamiento sólo puede ejercerse con el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa Autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento.
Principio de veracidad o calidad: La información sujeta a Tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el Tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.
Principio de transparencia: En el Tratamiento debe garantizarse el derecho del Titular a obtener del Responsable del Tratamiento o del Encargado del Tratamiento, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan.
Principio de acceso y circulación restringida: El Tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales, de las disposiciones en materia de Habeas Data y la Constitución. En este sentido, el Tratamiento sólo podrá hacerse por personas autorizadas por el Titular y/o por las personas previstas en la normatividad vigente. Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los Titulares o terceros autorizados conforme a la Ley 1581 de 2012.
Principio de seguridad: La información sujeta a Tratamiento por el Responsable del Tratamiento o Encargado del Tratamiento a que se refiere la presente política, se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
Principio de confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el Tratamiento de datos personales que no tengan la naturaleza de públicos están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el Tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro o comunicación de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la normatividad que desarrolla el derecho al Habeas Data.
Principio de temporalidad de la información: La información del Titular no podrá ser suministrada a usuarios o terceros cuando deje de servir para la finalidad del banco de datos.

4. Objetivo

El presente documento tiene por objetivo establecer los principios, términos y condiciones para el tratamiento de datos personales, actividad que incluye la recolección, almacenamiento, procesamiento, actualización, uso, circulación, transmisión, transferencia y supresión de la información que se suministra a Version Pro en el desarrollo de su objeto social.

Adicionalmente, la Política de Tratamiento de Datos Personales establece los derechos de los Titulares de la Información y los procedimientos para hacerlos efectivos.

5. Finalidades

VersionPro sociedad identificada con NIT 3456777 será el responsable del tratamiento de sus datos personales con ocasión de relaciones comerciales y, en tal virtud, podrá recolectar, almacenar y usar los datos para las siguientes finalidades:

Efectuar las gestiones comerciales pertinentes para el desarrollo del objeto social de la compañía en lo que tiene que ver con el cumplimiento del objeto del contrato celebrado con el Titular de la información.
Realizar invitaciones a eventos y ofrecer nuevos productos y servicios.
Gestionar trámites (solicitudes, quejas, reclamos).
Efectuar encuestas de satisfacción respecto de los bienes y servicios ofrecidos por VersionPro.
Contactar al Titular a través de medios telefónicos y electrónicos para realizar encuestas, estudios y/o confirmación de datos personales necesarios para la ejecución de la relación contractual.

6. Contenido de las bases de datos

En las bases de datos de VersionPro se almacena información general como nombre completo, número y tipo de identificación, género y datos de contacto (correo electrónico, dirección física, teléfono fijo y móvil), como información necesaria para el desarrollo de su actividad comercial y para el cumplimiento de sus deberes legales, contables y tributarios.

VersionPro usa varios archivos de información que vinculan o pueden asociarse con personas naturales y/o jurídicas:

Clientes: Nombres, apellidos, cédula o Nit, dirección, teléfono, correo electrónico, celular.

Proveedores: Nombres, apellidos, cédula o Nit, dirección, teléfono, correo electrónico, celular, números de cuentas bancarias.

7. Derechos de los titulares

En el Tratamiento de datos personales VersionPro respetará los derechos que tiene el Titular de la información tal como dispone el artículo 8 de la Ley 1581 de 2012, son estos:

Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a los Responsables del Tratamiento o Encargados del Tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.
Solicitar prueba de la Autorización otorgada al Responsable del Tratamiento salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento, de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la Ley 1581 de 2012.
Ser informado por el Responsable del Tratamiento o el Encargado del Tratamiento, con previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales.
Revocar la Autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales, o cuando no exista un deber legal o contractual que le imponga el deber de permanecer en la Base de Datos o Archivo. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el Tratamiento el Responsable o Encargado han incurrido en conductas contrarias a la normatividad que desarrolla o reglamenta el derecho al Habeas Data.
Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.

El Titular de la información siempre tendrá el derecho a presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la normatividad aplicable en materia de Habeas Data. Para esto el Titular deberá cumplir con el requisito de procedibilidad según dispone el artículo 16 de la ley 1581 de 2012, y por lo tanto deberá agotar el trámite de consulta o reclamo ante VersionPro.

8. Deberes del encargado y responsable

En calidad de Responsable de la Información VersionPro cumple con los siguientes deberes:

Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.
Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la normatividad aplicable, copia de la respectiva Autorización otorgada por el Titular.
Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la Autorización otorgada.
Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
Garantizar que la información que se suministre al Encargado del Tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
Exigir al Encargado del Tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular.
Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en el artículo 14 y 15 de la Ley 1581 de 2012 y en la presente política.
Informar a solicitud del Titular sobre el uso dado a sus datos.
Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los titulares.
Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio en materia de habeas data.

9. Encargado del tratamiento de datos personales

El personal de ventas de VersionPro serán encargados del tratamiento de los datos personales.

10. Procedimiento para la atención de consultas y reclamos de los titulares

Datos de contacto para la atención a consultas y reclamos.

Si desea conocer que datos personales reposan en nuestras bases de datos, no desea recibir más comunicaciones, o no continuar en nuestras bases de datos puede comunicarse con nosotros por este mismo medio o a través de cualquiera de los canales dispuestos para la atención de consultas o reclamaciones.

Podrá comunicarse para efectos de información, consulta o reclamación por cualquiera de estos canales:

Dirección: Calle 151-109ª-83, Apt 1103, Bogotá– Colombia
- Teléfono: (+57) 3227252137
- Correo electrónico: dudas@versionpro.co

Disponibles de lunes a viernes de 8:00 a.m. a 6:00 p.m., para la atención de requerimientos relacionados con el tratamiento de datos personales y el ejercicio de los derechos antes mencionados.

Para la presentación de consultas, el Titular de la Información o sus causahabientes, y para efectos de garantizar la seguridad de la información, podrán optar por realizar la solicitud personalmente o por medio escrito.

La consulta será atendida en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de esta. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

Si el Titular o sus causahabientes optan por realizar la consulta personalmente ante el área responsable de la atención de peticiones y reclamos deberá identificarse plenamente mediante cédula de ciudadanía o documento equivalente.

Si el Titular o sus causahabientes optan por presentar su consulta por medio escrito, el documento deberá contar con diligencia ante notaria (o autoridad competente) con presentación personal y reconocimiento del contenido. En el escrito se deberá indicar la dirección del peticionario, y adjuntar copia del documento de identificación personal. Si la consulta es realizada mediante autorizado o apoderado se deberá adjuntar original de la Autorización o poder del Titular de los datos, autenticada ante notario público y el documento de identificación personal del autorizado o apoderado.

11. Procedimiento para reclamos

El Titular o sus causahabientes que consideren que la información contenida en una Base de Datos debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la Ley 1581 de 2012, podrán presentar un reclamo escrito ante el área responsable el cual será tramitado bajo las siguientes reglas:

El reclamo se formulará mediante solicitud escrita dirigida al área responsable, con la identificación del Titular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección, y acompañando los documentos que se quiera hacer valer. Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo. En caso de que VersionPro no sea competente para resolver el reclamo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado.
Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la Base de Datos una leyenda que diga “reclamación en trámite” y el motivo de este en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.
El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

12. Autorización

El Tratamiento de información por parte de VersionPro requiere el consentimiento libre, previo, expreso e informado del Titular de la Información. VersionPro, en su condición de Responsable del Tratamiento de datos personales, ha dispuesto los mecanismos necesarios para obtener la Autorización de los Titulares garantizando en todo caso que la Autorización sea susceptible de consulta posterior.

En cumplimiento de la normatividad se han adoptado las medidas legales, técnicas y organizacionales necesarias para asegurar la integridad y seguridad de los datos, evitar la pérdida, y acceso no autorizado o alteración de los datos personales.

Al otorgar la autorización, los titulares de la información aceptan de manera libre, expresa e inequívoca el tratamiento de sus datos personales por parte de VersionPro para el cumplimiento del objeto social de la compañía, incluyendo, a título enunciativo y no taxativo, finalidades comerciales, promocionales e informativas, siempre que la naturaleza del dato y la Ley así lo permita.

El titular también autoriza a VersionPro para que ésta transfiera, los datos a terceros proveedores, aliados o socios comerciales con el propósito de ser usados con los mismos fines y asegurando como mínimo las mismas condiciones, derechos y obligaciones, siempre dentro de los fines que permita la naturaleza del dato y la Ley.

Eventos en los cuales no es necesaria la autorización del titular de los datos personales

La autorización del titular de la información no será necesaria en los siguientes casos:

Cuando la Información es requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.
Cuando se trate de datos de naturaleza pública.
En los casos en que sea requerido por una obligación legal o contractual.
En casos de urgencia médica o sanitaria.
En el tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos.

13. Revocatoria de la autorización

Los titulares de los datos personales, en cualquier momento y de manera gratuita podrán revocar el consentimiento al tratamiento de sus datos personales, siempre y cuando no lo impida una disposición legal o contractual. Presentada la solicitud por medio de los canales de atención dispuestos por VersionPro para este fin, y en los términos para resolver las solicitudes, tal y como lo dispone el Procedimiento para reclamos, se eliminarán irreversiblemente los datos del titular y se le notificará tal evento.

Si vencido el término legal respectivo, el responsable de los datos, no hubiera eliminado los datos personales, el titular tendrá derecho a solicitar a la Superintendencia de Industria y Comercio que ordene la revocatoria de la autorización y la supresión de los datos personales.

14. Tratamiento

Los datos personales proporcionados a VersionPro por los diferentes canales de atención serán objeto de tratamiento de recolección, almacenamiento, uso, actualización, rectificación, circulación o supresión, según lo amerite cada caso, bajo el cumplimiento de la autorización del titular, la constitución y la ley.

15. Vigencia

El presente manual interno de políticas y procedimientos para el tratamiento de datos personales rige a partir de la fecha de su expedición, el día 21 de febrero de 2019. El período de vigencia de las bases de datos se regirá por las disposiciones que rigen la materia conforme a los principios de finalidad y temporalidad de la información. VersionPro se reserva el derecho a modificarlas, en los términos y con las limitaciones previstas en la ley. Las bases de datos administradas por VersionPro se mantendrán indefinidamente, mientras desarrolle su objeto, y mientras sea necesario para asegurar el cumplimiento de obligaciones de carácter legal y contable, pero los datos podrán ser eliminados en cualquier momento a solicitud de su titular, en tanto esta solicitud no contraríe una obligación legal o una obligación contenida en un contrato entre VersionPro y el Titular.